Учет денежных средств в кассе

Что такое касса?

Касса организации — это наличные деньги в ее распоряжении, ее кошелек. Работа кассы регламентируется Указанием Центрального Банка № 3210-У от 2014 года.

Учет денежных средств в кассе должны вести все компании и предприниматели, а также обособленные подразделения и филиалы, и неважно, есть, или нет у них кассовый аппарат. Не вести такой учет могут только организации, где полностью отсутствует выдача и прием наличных (зарплата выплачивается работникам при этом тоже безналично, на пластиковые карты).

Кассовые операции

Каждое движение и затраты денежных средств фирмы в кассе необходимо оформить: имеются 2 основных документа — приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный (РКО). Их форма регламентирована, изменять ее нельзя. Кроме того, не допускаются какие-либо исправления в ПКО и РКО.

К расходным ордерам прикладываются документы-основания: счета, заявления на подотчет, ведомости. Подписываются ордера главным бухгалтером (бухгалтером) и кассиром, или гендиректор, если он лично ведет бухгалтерию. В расходном ордере обязательна подпись того, кому выданы деньги с указанием документа, удостоверяющего личность. МП и ИП вправе не оформлять расходники и приходники.

Учет денежных средств в кассе организуется как с использованием кассового аппарата, так и без него. Согласно закону, организации и предприниматели, принимающие деньги за товары и услуги от физ.лиц и юрлиц, обязаны применять ККТ (контрольно-кассовую технику). Исключения следующие: могут работать без ККТ компании и предприниматели на “вмененке” и те, кто использует патент (правда, они обязаны, если потребует покупатель, выдавать квитанцию или товарный чек).

Можно не использовать аппарат и тому, кто выдает вместо кассового чека особую квитанцию — бланк строгой отчетности (БСО), но только при работе с населением.
Кроме того, можно работать без ККТ, если ведется: мелкая розничная торговля с лотков, прилавков на рынках, выставках, ярмарках, продажа печатной продукции в киосках, торговля мороженым и безалкогольными напитками.

Хранение и лимит

Касса в более узком смысле — отдельная комната с сейфом и кассовым аппаратом. Решение о том, как оборудовать кассу принимает сама компания, главное закрепить это в подписанных руководителем приказах, положениях.

При хранении наличности важно соблюдать лимит остатка: это определенное ограничение суммы, которая остается в сейфе в конце дня. Превышение лимита наказывается штрафом 40-50 тысяч рублей. Лимит рассчитывается исходя из доходов, или расходов по кассе за определенный период (но не больше 92 дней) по формуле:

    Лимит = Доход (расход) : Число рабочих дней × Периодичность взносов в банк
  1. Пример: 2 000 000 : 65 × 3 = 92 308 рублей в полных рублях), где
  2. ◊ 2 000 000 — выручка в рублях за предыдущий квартал;
  3. ◊ 65 — рабочих дней в квартале;
  4. ◊ 3 — выручку сдают каждые 3 дня (не больше 7).

Лимит можно устанавливать на любой период, или установить его без указания периода, а также менять по своему усмотрению, необходимо только обоснование, приказ и расчет. Превысить лимит можно в период выплаты зарплаты.

Есть налогоплательщики, которым не обязательно применять данный лимит, это малые предприятия (МП) и индивидуальные предприниматели (ИП): они могут оставлять любую сумму в кассе и решать самостоятельно, когда и сколько сдавать в банк.

Кроме лимита остатка, надо обязательно соблюдать лимит расчетов с контрагентами. Для всех он равен 100 тысяч рублей и означает, что в расчетах за продукцию, товары, услуги платятся наличные в пределах этой суммы.

Это ограничение должно соблюдаться в пределах одного договора и не зависит от количества платежей. Но при расчетах с физлицами ограничений по суммам нет, то есть, если одна сторона расчетов — физлицо, с ним можно расплатиться, или принять наличность в любом количестве.

Кассовая книга

Все действия по учету денежных средств в кассе оформляются в специальном журнале — кассовой книге. По окончании каждого дня, в котором было движение наличных, проверяются все приходники и расходники.

Если за день пробито несколько чеков или выдано несколько квитанций БСО, можно оформить один ордер. Вся информация по ордерам вводится в пронумерованный лист кассовой книги. Определяется остаток, по документам и фактический — они должны совпадать. Все листы, собранные за отчетный год, прошиваются и скрепляются подписями и печатью. Кассовую книгу могут также не вести МП и ИП.